Krönikor
Känner du till Parkinsons lag?
"Vi har nu sju personer som alla tycker att de jobbar för mycket – och samtidigt blir egentligen inte mer gjort än när det bara var A som gjorde det hela", skriver Johan Alvehus i sin krönika om Parkinsons lag.
Känner du till Parkinsons lag? Den lyder så här: ”Arbete expanderar så att det fyller den tid som finns tillgänglig”. Det kan låta lite underligt först, men det ligger något i det. Bara för att ta ett för min del närliggande exempel: När jag har en knepig text att skriva så tenderar det att ta den tid jag avsatt. Det finns ju alltid någon liten justering att göra eller någon vinkel som kan kollas upp. Har jag tre timmar så tar det tre timmar – men hade jag haft två timmar på mig så hade det nog tagit två timmar i stället. Och det är inte helt säkert att det blev så där jättemycket bättre av den sista timmen.
Det finns faktiskt en del empiriska belägg för att Parkinsons lag stämmer. Ett alternativt sätt att uttrycka saken är att vi – mer eller mindre omedvetet – tenderar att lägga oss på en nivå av ansträngning som passar den tillgängliga tiden.
C. Northcote Parkinson, som formulerade lagen, var en brittisk marinhistoriker verksam vid mitten av förra århundradet. Han förundrades över hur det kom sig att administrationen i brittiska flottan bara ökade och ökade under efterkrigstiden. Han menade att administration växter lagbundet och fastställde siffran till 5,75 % per år. Parkinson formulerade sig i en underhållande och i en ofta sarkastiskt ton – en vitamininjektion jämfört med dagens torra akademiska sakprosa! Texterna är skrivna med vad hans landsfränder skulle kalla tongue in cheek och evidensen är i bästa fall anekdotisk. Det betyder också att man kanske inte ska ta hans ”lagbundenheter” på alltför stort allvar.
Men det betyder inte heller att det han skrev helt saknade poäng.
Låt oss följa Parkinsons resonemang (från boken Parkinsons lag och andra studier i administrationens konst, 1958). Tänk dig en administratör, A, som tycker att hen har lite för mycket att göra. Vederbörande skulle då kanske kunna önska en kollega att dela sitt jobb med? Men problemet är att det skulle leda till att A, som är intresserad av att ta över sin chefs jobb, får konkurrens av den nyanställda B när chefen i fråga går i pension om ett par år. Och det vill ju inte A. Då kunde vi tänka oss att A fick bli chef till B och att B gjorde en del av A:s jobb. Men i realiteten blir skillnaden mellan A och B inte så stor i så fall, de gör ju typ samma sak ändå. Nej, det är bättre för A om B får en kollega, C, så att A kan vara chef till dem båda. Nu kan A vara chef samtidigt som B och C delar på A:s gamla arbete.
Arbete expanderar så att det fyller den tid som finns tillgänglig.
Men arbete expanderar så att det fyller den tid som finns tillgängligt. Snart kommer B känna att hen har lite för mycket att göra på jobbet. Ska vi ta in person D som kan avlasta B och C? Mja. När A kliver ett steg uppåt blir ju det jobbet ledigt, och B aspirerar förstås på A:s jobb. Så för B är det bättre om D är underställd B. Och för att det ska vara tydligt att B verkligen är chef över D, så får vi också anställa person E. Men det hela ser inte så bra ut för C. Nu blir B en tydlig kandidat till A:s jobb, hen har ju ledarerfarenhet och allt. Så för att få lite lugn i båten anställer vi snabbt även F och G, som C kan chefa över. Så nu är A, B och C chefer medan D, E, F och G delar på det som en gång var A:s jobb. Naturligtvis kommer hela gänget snabbt att känna sig lite överarbetade, eftersom allt arbete ju expanderar så att det fyller den tid som finns tillgänglig …
Vi har nu sju personer som alla tycker att de jobbar för mycket – och samtidigt blir egentligen inte mer gjort än när det bara var A som gjorde det hela.
När jag berättar den här storyn när jag föreläser brukar det komma en hel del igenkännande skratt. Och naturligtvis, det är tillspetsat. Men ligger det något i det?
Det finns faktiskt saker på pekar på det.
Ett sätt att tänka är att administratörer är av en elak art som bara skor sig på organisationen. Jag köper inte det, det är både cyniskt och orealistiskt. Men samtidigt, det finns tendenser till att verksamheter av administrativ karaktär växer. Och jag tänker att det kanske finns en annan drivkraft än snöda egenintressen som spelar in här, nämligen kompetens.
Den kritiska frågan är alltså kanske inte ”ska vi jobba med X”…
Säg att vi skapar en ny enhet som ska arbeta med ett nytt administrativt utvecklingsområde. Då anställer vi förstås personer som har utbildat sig inom detta område och som brinner för det. Det är klart att man kommer hitta saker att arbeta med! Och snabbt behövs fler händer. Och de kommer snabbt att fylla sin tid, och söka nya spännande sätt att arbeta med utvecklingsområdet. Lägg på detta sedvanliga ambitioner om karriär och att utvecklas i sin yrkesroll, så dras plötsligt en dynamik i gång som är misstänkt lik Parkinsons.
Här får vi ett svårlöst dilemma. Ska offentliga organisationer inte alls ägna sig åt till exempel miljöarbete eller verksamhetsutveckling eller innovation eller samverkan? Troligen är det ett lite orealistiskt – och dumt – förslag. Men samtidigt måste vi nog fundera över på vilket sätt de ska göra det, och var i organisationen sådana initiativ bör landa. För om det verkligen ska bli verkstad av dem så är det nog inte primärt i staber med starka expansionstendenser som de bör ligga. Den kritiska frågan är alltså kanske inte ”ska vi jobba med X”, utan: ”Om vi ska jobba med X, var och hur ska vi göra det?” Och här finns det nog anledning till eftertanke för en och annan.
För övrigt anser jag att alla borde läsa Reglernas utopi av David Graeber.
I kirurgin finns flera och ständiga exempel. När operationssalstiden dras ned för besparingar, eller för den delen antalet vårplatser minskar, så minskar man inte samtidigt antalet kirurger, som nu egentligen inte behövs. Kirurgerna minskar sin arbetstid, vilket är gott, men övertaligheten är påtaglig och den personliga erfarenheten av operationer minskar. Kirurgerna fyller sin tid med administration, forskning och konferenser.
Det fenomen som den brittiske historiken Northcote Parkinson benämnde som sin ”lag” var att antalet anställda inom byråkrati har en tendens att öka exponentiellt, ofta kvadratiskt. Detta sker oberoende på hur mycket arbete som ska utföras. Parkinson ansåg att detta berodde främst på att byråkrater vill ha underordnade, inte rivaler, och för att visa hur viktiga de är så vill de ha minst 2 personer under sig. Därtill skapar byråkrater arbete åt varandra.
Parkinson illustrerade detta med diverse exempel, det mest slående var brittiska flottan (Royal Navy) angående proportionerna mellan verkligt aktiva sjömän, amiraler och landbaserade byråkrater över tid från Nelsons dagar till 50-talets fredstid trots att antalet fartyg och besättning minskade. Ett annat exempel var tillväxten på kolonialkontoret trots att antalet kolonier minskade.
Parkinson beskrev ett annat fenomen, som ha ansåg vara en allmänt känd observation (”a commonplace observation”) men han kallade det aldrig för en ”lag”. Denna allmänt kända observation var att ”arbete utökas för att fylla den tid som finns tillgänglig för dess utförande”.
Parkinson beskrev dessa idéer i en humoristisk artikel i tidskriften The Economist och utvecklade dem senare i sin bok. I The Economist börjar han med vad han kallar en allmänt känd observation och går sedan vidare till sin ”lag”, vilket utgör lejonparten av hans tes. Det är en intressant fråga hur det han kallade en allmänt känd observation har kommit att kallas för Parkinsons Lag medan Parkinson själv var tydlig att hans unika beskrivning av byråkratins egenskap av ett ohejdat växande som han ansåg var hans ”lag” (och verkligen ondgjorde sig över).