System som krånglar och obligatoriska underlag som ska fyllas i. Hur mycket onödig, icke patientnära administration ägnar du dig egentligen åt under en vanlig arbetsvecka? Vi lät tre överläkare i vitt skilda roller skriva dagbok i en vecka.

• 12 juni 2023
• 1
• AV: red

Här kan du läsa tre läkares administrationsloggböcker.

Stella Cizinsky

Överläkare i kardiologi och verksamhetschef vid Universitetssjukhuset i Örebro

MÅNDAG 1 MAJ, HELGDAG
Jag är ledig, men redan kvällen innan gör jag en uppskattning att jag under dagen måste arbeta vid datorn minst 4 timmar. Försöker få in timmarna mellan olika aktiviteter, så att jag inte helt förlorar mitt vanliga liv.

07.49–08.27: Sitter med mail.

13.33–16.12: Sitter med mail.

20.15–21.20: Sitter med mail, förbereder två möten som ska hållas i veckan.

TISDAG 2 MAJ
Åter från en veckas semester. Massor med papper att signera i lådan. Det handlar om att folk vill ha journalkopior på sig själva och på anhöriga. Klagomål – vilka numera kommer via formella vägar, vilket handlar om småsaker som tidigare kunde lösas genom ett enkelt telefonsamtal. Nu ska man formulera svar, vilka ska skrivas ut och diarieföras. Sen ska ”ärendet” avslutas, jag ska få besked om det, signera att jag fått svaret och det ska också noteras. Håller igång mycket administration.

07.35–08.16: Kollar igenom mail som jag inte hann igår.

09.00–10.00: Möte om rekrytering med HR och chefer.

10.00–11.00: Möte med klinikekonom för att diskutera prognosen, det mesta är faktorer som ligger utanför min makt att påverka – exempelvis att kostnader för sociala avgifter, lokaler och IT ökar.

13.30–14.00: Telefonmöte inför ett annat möte i nästa vecka.

15.00–16.00: Möte med sjukhusets avdelningschefer för att diskutera olika vägar att hantera vårdplatsbristen.

17.00–19.00: Handledarmöte med läkarstudent, jag är mentor, det handlar om professionell utveckling.

20.27–23.30: Mail, fakturahantering, planering av SPUR-inspektion, många texter att läsa rörande införande av nytt journalsystem.

ONSDAG 3 MAJ

09.00–11.30: Möte med klinikens ledningsgrupp.

11.30–13.00: Lunchmöte med sjukhusets läkargrupp för att informera om hur vi kan arbeta bättre med vårdplatserna. Del av uppdraget för vårdplatsutskottet.

14.30–16.00: Möte med vårdplatsutskottet.

16.30–17.00: Diskussion med vikarierande läkare som vill ha ST vilket vi i dagsläget inte har utrymme att erbjuda.

18.00–19.00: Digitalt möte med kollega om planering av en föreläsning.

19.45-22.38: Sitter med mail.

TORSDAG 4 MAJ

08.00–10.00: Inleder med två timmar för att intervjua sökande till en enhetschefstjänst.

12.00–13.00: Lunchmöte kring organisationsförändringar med berörda chefer.

15.00–16.00: Genomgång av uppdaterad ny beredskapsplan inom vårt eget verksamhetsområde, sitter med de chefer som gjort jobbet.

Mellan detta svarar jag på ett antal mail och gör diktat av ett svar på klagomål från patient. Klagomålet uppfattas av mig som helt orimligt, inte ovanligt idag tyvärr. Många patienter och anhöriga är idag snabba på att missuppfatta både handläggning och bemötande. Man kan fundera på hur den mediala bevakningen av sjukvården påverkar människors förväntningar på och upplevelser av sjukvården. Problemen uppstår i regel i inledningen av en kontakt. De patienter som haft kontinuitet i omhändertagande av kronisk sjukdom brukar förstå. Uppskattar att denna administration tar cirka en timme.

19.25–22.40: Sitter med mail.

FREDAG 5 MAJ

07.15–08.20: Mail, fakturahantering.

11.00–12.00: Möte rörande hur vi ska kunna skapa bra strukturer för att ta emot sjukvårdsutbildade människor från andra länder.

12.00–13.00: Arbetslunch för diskussion om specialistutbildning, med särskilt fokus på samverkan med Socialstyrelsens handläggare.

14.00–15.30: Möte med del av klinikens läkare, återkommande månatligt, syftar till att diskutera utvecklingsfrågor.

LÖRDAG 6 MAJ

18.35–20.40: Mail som jag inte hann hantera på fredagen.

SÖNDAG 7 MAJ

09.15–11.30: Mail, fakturahantering, förbereder ett möte som skall hållas under veckan.

14.55–16.10: Mail, sammanfattar minnesanteckningar kring arbetet med vårdplatserna.

18.00–19.00: Digitalt möte med student som jag är mentor åt.

Alexander Scheel Exner

Överläkare i kardiologi på thoraxcentrum i Blekinge.

När kardiologen Alexander Scheel Exner på thoraxcentrum i Blekinge loggade sin administrativa tid under en vecka noterade han att han satt vid datorn och ägnade sig åt onödig administration minst 20 procent av tiden – jämnt fördelat över dagarna.

• Det största irritationsmomentet var att något av de system han använder mest: patientjournalen, ett system för bilddiagnostik samt systemet för distansmöten, hängde upp sig och krånglade på olika sätt med jämna mellanrum.
• Problemen med systemen uppstod minst fyra gånger under veckan och var en riktig tidstjuv i vardagen.
• Två timmar per månad ska egentligen vara avsatta för viktig, patientnära administration. Men de timmarna försvinner nästan alltid på grund av att det saknas folk.
• Tiden han förlorade varje gång genom att tvingas byta dator och invänta telefonsvar från IT uppgick till mellan 30–35 minuter per gång.
• I snitt gick minst 20 procent av arbetsdagen till helt onödig administration som inte gagnar patienterna, bedömer Alexander Scheel Exner.

Jonas Holm

Överläkare i kirurgi på Skellefteå lasarett

MÅNDAG

07.30–07.40: Morgonmöte läkare, info om dagen.
07.38: Sökning från operation.

07.45: Går till operation och samtalar med första patienten, markerar sida.

07.55: Går till röntgenrond som pågått i 10 min.

08.15: Träffar sjuksköterskorna på cytostatika mottagningen, diskuterar lab-prover mm. Dricker lite kaffe.

08.25: Sökning från operation, operationsstart om 15 minuter. Går och träffar operationspatient 2 innan jag byter om.

08.40: Operation.

10.15: Operation klar, dikterar, problem med inloggningen i datorn. Datastrulet tar mer än 5 minuter.

10.20: Kaffe igen, samtalar med min sjuksköterska på mottagningen.

10.40: Går på mitt rum och administrerar, kollar lab-prover, inremisser, svar mm, svarar på sökningar.

11.20: Sökning till operation 2.

11.30: Operation.

12.40: Klar med operation, träffar patient 3 innan jag går och handlar lunch.

13.30: Pratar ut patient 1, skriver recept, hemgångsmeddelande mm.

13.45: Operation 3. Blir sökt under operationen, hänvisar till dagbakjour – brännskada.

15.30: Klar med sista operationen, går direkt och skriver ut operationspatient 2.

15.50: På mitt rum, ser att de har lagt in 2 telefonsamtal + receptförnyelser. Pratar lite med kollegorna i administrationskorridoren.

16.20: Går förbi avdelningen och hör om några problem med mina patienter.

16.40: Tillbaka på mitt rum, gör klart det sista för dagen, recept mm. Administration som består av signering av lab-prover, röntgen mm som vi redan har sett och åtgärdat men måste signeras – dubbelarbete.

17.20: Går förbi uppvakningen på väg hem, samtalar med patient 3. Hen blir kvar över natten.

TISDAG, MOTTAGNING

07.30: Läkarmöte.

07.45: Röntgenrond, får dock telefonsamtal från kollega – diskuterar en SVF.

08.10: Administration – loggar in i datorn skickar och kollar inremisser.

08.20: Lite kaffe.

08.30: Första patienten på mottagning, blir sökt under patientbesöket – ber om att få återkomma.

08.55: Dikterar, ringer upp den som sökt mig.

09.05: Nästa patient. Jag är lite försenad – 5 min.

09.40: Klar, åker upp på avdelning 8 och fikar med personalen.

10.05: Patientmottagningen fortsätter med en patient var 30:e minut. Datorerna hänger sig ibland 1–2 minuter mellan patienterna i samband med inloggning/utloggning – hände tre gånger på förmiddagen. Blir sökt några gånger till under förmiddagen.

12.05: Går på lunch.

13.00: MDK bröstcancer, kopplar upp hos via videokonferens med kollegor på Universitetssjukhuset. Drar våra fem fall, beslutar om handläggning mm.

13.30: Planering av återbesök och nybesök tillsammans med specialistsjuksköterska.

14.30: Info till patient med nyupptäckt cancer, lägger upp behandlingsplan mm. Patienten får operationstid nästkommande vecka.

15.30: Dikterar klart och ser till att alla remisser och operationsanmälan är gjorda.

16.10: Tillbaka på mitt rum, kollar signeringar mm. Ringer patientsamtal.

17.00: Klar – går hem.

ONSDAG, MOTTAGNING

07.30: Morgonmöte.

07.50: Samtalar med kollegor.

08.10: Patientadministration, blir sökt mm.

08.30: Mottagning, första patienten.

08.55: Dikterar.

09.00: Nästa patient.

09.30: Fika på avdelningen.

10.05: Mottagningen fortsätter med en patient var 30:e minut fram till 12.00. Blir sökt några gånger på förmiddagen blir dock klar till 12.00.

12.00–13.00: Lunch med kollegor.

13.00–15.30: Mottagning med en patient var 30:e min. Hinner samtala med min specialistsjuksköterska under mottagningseftermiddagen, sjukintyg mm måste förnyas. Nödvändig men tröttsam administration – skriva sjukintyg har blivit svårt, upprepar självklarheter och den egna bedömningen väger ej tungt.

Sent kaffe vid 15.45, går sedan till mitt rum och administrerar fram till 16.50.

TORSDAG, MOTTAGNING SAMT OPERATION

07.30–8.30: Morgonmöte + läkarmöte.

08.30: Mottagning.

09.00–09.20: Fika på cytmottagningen, diskuterar patienter samtidigt.

09.30: Operation.

11.10: Klar med operation, dikterar.

11.30: Patient på mottagningen.

12.00: Lunch.

13.00: MDK bröstcancer, har två möten i veckan.

13.30: Planering tillsammans med specialistsjuksköterska för inplanering av återbesök för cancerpatienter med info om deras behandling, planering av operation.

14.30: Har administration resten av eftermiddagen. Både nödvändig och en hel del signeringar av tidigare labprover, röntgen. Mottagningsanteckningar mm. Hälften är ej nödvändig administration.

FREDAG

07.30: Deltar på morgonmötet.

08.00: Har facklig arbete hela dagen, blir dock kallad till mottagningen för bedömning av patienter tre gånger under förmiddagen.

15.00: Avslutar dagen.