Genom ett nytt gemensamt språk byttes daglig panik mot omedelbar uppbackning och stöttning av kollegorna på akuten i norska Stavanger. Samtidigt frigjordes vårdplatser och patienterna möttes av högre kompetens. Nu hoppas den tidigare chefsöverläkaren Øystein Evjen Olsen kunna sprida it-lösningen till resten av världen.

• 02 oktober 2023
• 0
• AV: Malin Gavelin

Vårdplatsbrist, långa väntetider och tusentals korridorpatienter varje månad. Sverige är långt ifrån det enda nordiska land som tampas med stora utmaningar i vården. Den norska motsvarigheten till IVO, Helsetilsynet, har vid flera tillfällen haft synpunkter på kvaliteten på vården på akutmottagningarna runt om i Norge, bland annat på sjukhuset i Stavanger.

– Patienterna blev liggande för länge innan de fick träffa en läkare och när läkaren sedan kom var det ofta nya läkare under utbildning med för långt avstånd till överläkaren, något som gick ut över säkerheten. Samarbetet mellan avdelningarna kirurgi, medicin och ortopedi fungerade också för dåligt här på akutmottagningen, säger överläkaren Øystein Evjen Olsen, som beslöt sig för att gräva djupare i problematiken.
Det han fann var att situationen ser väldigt lik ut på många håll i världen.

– England, USA och de övriga nordiska länderna rapporterar alla om samma sak. Det här med långa väntetider på akuten och brist på vårdplatser är ett internationellt problem med liknande problemställningar. När man studerar det närmare inser man att fenomenet med extra hög belastning uppstår med jämna mellanrum på akutmottagningar runt om i hela världen – vi borde inte blir förvånade och vi borde definitivt ha en beredskap för att lösa situationerna redan innan de uppstår.

Øystein Evjen Olsen såg helt enkelt behovet av ett verktyg som skulle kunna hjälpa vårdpersonalen att hantera de extra ansträngande situationerna när de uppkom i stället för att låta personalen få mer eller mindre panik varje dag.

– Patientflödet in till akuten kan vi inte förändra men vi kan förändra oss själva och se till att helt enkelt ha en tydlig ”Plan för hög aktivitet”, PHA, som vi har kallat det här medarbetardrivna innovationsprojektet.
Sagt och gjort. Øystein Evjen Olsen och hans arbetskamrater tog kontakt med innovationsavdelningen på sjukhuset och bad om uppbackning för att kunna initiera sitt projekt. Steg ett blev att skapa ett gemensamt tydligt språk för vad som faktiskt är en hög aktivitet. Här valde man att dela upp aktiviteten i fyra olika nivåer.

– På nivå ett kan vi hantera patientflödet inom ramen för den egna avdelningen. När vi är uppe på nivå två och tre behöver vi viss hjälp från andra avdelningar och på nivå fyra behöver vi ordentlig förstärkning.
När definitionerna för de olika nivåerna var färdiga satte han sig ner med representanter från de olika avledningarna och kom fram till vilken hjälp de kunde bidra med på respektive nivå.

– De här diskussionerna hade vi i lugn och ro till skillnad från tidigare när vi hade ringt varandra i panik för att släcka bränder. Tillsammans slog vi sedan fast en tydlig plan för hur vi kunde stötta varandra på respektive nivå.

De här diskussionerna hade vi i lugn och ro till skillnad från tidigare när vi hade ringt varandra i panik för att släcka bränder

På akutmottagningen i Stavanger är det organiserat så att läkarna på akutmottagningen är anställda på sina respektive moderavdelningar, berättar Øystein Evjen Olsen. Det man bland annat kom fram till i samtalen med avdelningarna var att när antalet patienter som inte har fått tillsyn av en läkare den senaste timmen stiger över en viss nivå – ja då kan överläkarna från moderavdelningen komma ner en kort stund och beta av några patienter.

– När systemet sedan indikerade att vi var på väg tillbaka till nivå ett kunde de gå tillbaka till avdelningen igen och fortsätta med sina ordinarie arbetsuppgifter.

”Systemet” som Øystein Evjen Olsen refererar till är det it-system som chefen för innovationsgruppen såg ett tydligt behov av. I stället för att jobba med krångliga exceldokument och själva försöka hålla ordning på hur många patienter som hade fått vänta länge, som man hade gjort tidigare, matades alla uppgifter snart in i en gemensam app, Smartcrowding, som utvecklades i samarbete med en kommersiell it-aktör. Alla bedömningar i appen baserades på objektiva data som avdelningarna hade kommit fram till i samförstånd.

– Alla har det ju tufft på olika sätt inom vården idag och kämpar med att hantera situationen på sin egen avdelning på bästa sätt. Men nu kunde alla på de 33 inkopplade avdelningarna följa aktivitetsnivån både på akutmottagningen och vårdavdelningarna i realtid. Plötsligt blev det väldigt tydligt och betydligt enklare att kommunicera att vi var i behov av omedelbar hjälp och fler vårdplatser. Det skapade en tillit och en tydlighet och en möjlighet att snabbt kunna kommunicera behoven till andra. Vi hade helt enkelt fått ett nytt gemensamt språk för att beskriva belastningsgraden både på akutmottagningen och på vårdavdelningarna.
Och de positiva effekterna lät inte vänta på sig. Efter att systemet hade införts sågs en nedgång i genomsnittlig liggtid ute på avdelningarna från 5,5 till 4,5 dygn för patienterna, berättar Øystein Evjen Olsen.

– Vi såg även en betydande effekt på kostnaderna för inhyrd personal som gick från 1,2 miljoner i månaden till 200 000 kronor per månad. Antalet korridorpatientdygn, patienter som inte fick plats på vanliga rum, sjönk från cirka 1000 stycken per månad till mellan 200-300 per månad.
Øystein Evjen Olsen vill vara försiktig med att dra alltför långtgående slutsatser kring effekterna av just it-lösningen eftersom många andra förändringar skedde på sjukhuset i Stavanger under tiden från projektets start 2013 fram till idag.

Vi har också fått signaler om att verktyget har hjälpt till att minska den etiska stressen hos medarbetarna

– Men vi kan konstatera att det har skett en väldigt glädjande utveckling i samband med att det här systemet infördes. Vi har också fått signaler om att verktyget har hjälpt till att minska den etiska stressen hos medarbetarna eftersom det hjälper dem att prioritera i belastande situationer. Det har varit alldeles för lite fokus tidigare på att hjälpa läkare och sjuksköterskor att hantera den utmanande vardagen och få dem att känna att de gjorde det som var viktigast och prioriterade rätt när arbetsdagen är slut.

Förhoppningen framåt är att kunna ta steget från learning by doing till att bedriva mer systematisk forskning kring vinsterna som går att uppnå med hjälp av Smartcrowding. Øystein Evjen Olsen hoppas också kunna sprida den till fler akutmottagningar och vårdavdelningar runt om i världen.

– I våras bjöd vi in representanter från ett flertal olika sjukhus i både Sverige och Norge för att kunna berätta om det vi har sett hittills. Representanter från 25 stycken sjukhus dök upp och vi har redan fått en inbjudan till ett av sjukhusen i Sverige för att berätta mer. Det känns väldigt spännande att se vad vi kan åstadkomma där. Ju fler vi kan få ombord desto mer kan vi spetsa verktyget och göra det globalt. Där behöver vi fler partners.