Ett system som genererar en massa onödig administration – där nyttan faktiskt understiger kostnaden av hela hanteringen. Så beskriver Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning, den internfakturering av småsummor som tre fjärdedelar av Sveriges regioner ägnar sig åt, enligt Sjukhusläkarens granskning.

• 12 juni 2023
• 0
• AV: Malin Gavelin

– Jag är inte ett dugg förvånad, säger Anders Ivarsson Westerberg när han får ta del av resultatet av granskningen som visar att 16 av regionerna i Sverige bollar småsummor fram och tillbaka mellan avdelningarna internt på sjukhusen.

Om man tittar rent krasst och effektivitetsmässigt på det hela kan man räkna på tiden det tar att hantera de här fakturorna – och snabbt konstatera att nyttan understiger kostnaden av den hanteringen, menar han.

– Särskilt när det gäller småbelopp av den typen som ni har tittat på. Där är det inte effektivt alls. Det finns ett vedertaget forskningsbegrepp kring det här och det är transaktionskostnader. Det begreppet innefattar både beställning, betalning och hantering av transaktionerna. Om dessa transaktionskostnader överstiger nyttan – ja då ska man organisera om helt enkelt.

När det till och med är så att läkare är satta att hantera dessa småsummor visar det på en om möjligt ännu större brist på effektivitet i organisationen, menar Anders Ivarsson Westerberg.

– Det här är samhällsekonomiskt helt fel och tyvärr ett fenomen som har ökat över tid. Det gäller inte bara läkare utan alla professionella yrkeskategorier som sysslar med administrativa arbetsuppgifter idag. Trenden inom offentlig förvaltning är att man helt enkelt har tagit bort många av stödfunktionerna och därmed låter professionerna själva administrera väldigt mycket och mer eller mindre bli sina egna sekreterare.

Jag är inte ett dugg förvånad. Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning

Att någon som är högspecialiserad och har hög utbildning ska syssla med den typen av arbetsuppgifter gagnar ingen, enligt Anders Ivarsson Westerberg. I stället förespråkar han mer specialiserade funktioner där administratörerna sköter administrationen och läkarna får ägna sig åt mer patientnära arbete.

Men vilka är då orsakerna bakom att regionerna ändå har anammat det här med interna köp- och säljsystem i så stor uträckning? Enligt Anders Ivarsson Westerberg handlar det om att man i de flesta större organisationer har valt att delegera budgetansvaret ner på lägre nivå, många gånger ända ner på enhetsnivå.

– Man har bestämt att man ska ha resultatenheter som är ganska små för att man tänker sig att man på så sätt ska få bättre koll på budgeten. Och nere på enhetsnivå kan det till viss del hjälpa enheterna att nå sina ekonomiska mål – men på systemnivå blir det däremot suboptimalt. För trots att man är jätteeffektiv på minsta nivå tillkommer de här transaktionskostnaderna som man inte alls reflekterar över – och i slutändan blir det därför inte särskilt effektivt. Man har bara genererat administrativt arbete som inte ger någon nytta.

Men inom offentlig förvaltning tänker man dessvärre sällan i de större banorna, menar Anders Ivarsson Westerberg, som själv skrev en bok som bland annat berörde internfakturor i kommunerna år 2014.

– Då hade en konsult tittat på internfakturororna på ungefär samma sätt som ni har gjort nu och där såg jag precis samma sak. Väldigt mycket småfakturor skickades runt i systemet. Jag räknade även på kostnaderna och såg att i väldigt många fall var kostnaden att hantera dem högre än själva fakturorna i sig – det blir såklart helt absurt!

Vilket system skulle regionerna kunna använda sig av i stället?

– Det enklaste sättet är att slå fast att man tillhör samma organisation och finansieras via samma budget. I stället för att de här kostnaderna ska föras fram och tillbaka tänker man helt enkelt att det jämnar ut sig över året och plötsligt finns det ingen poäng med dem längre. Det är klart att ett sådant system blir lite mer övergripande och man får inte de detaljerade siffrorna nedbrutna på varje enhet. Man kan inte resultatstyra organisationen på riktigt samma sätt som man kan om man har nedbrutna siffror på enhetsnivå. Men är man skicklig på budgeteringsarbete hamnar man nog ändå bra och nära i alla fall.

I några av regionerna har det trots allt fattats beslut om att avveckla interna fakturor – varför har det inte gjort på alla håll, tror du? 

– Jag tror att det finns en stark idé om ekonomistyrning och den här typen av ekonomistyrningsmodeller. De som arbetar i de här systemen är högutbildade civilekonomer med specialkompetens. De vet precis hur det här ska göras utifrån sin ekonomroll och de idéerna sitter väldigt hårt. Utifrån deras perspektiv är det fullt rationellt och så man ska göra. Om det ska ske någon förändring krävs det att någon på en annan, högre nivå beslutar att det här ska avvecklas. Om man zoomar ut lite mer och lyfter blicken så är ju det här också en del av New public management och det har blivit mer och mer vanligt med den typen av styrning i offentlig verksamhet. Sjukvården var bland de första som använde sig av de här idéerna och den här styrningen har gått lite för långt på många håll. Fenomenet med internfakturor är en del av det.