Nyhet

Pappersslöseri utan gränser

Remisser skrivs ut och scannas in igen till en kostnad av 3,5 miljoner kronor – varje månad. Och totalt printas det ut närmare 15 miljoner sidor från digitala journaler varje år. Papperslöseriet inom Region Skåne finner inga gränser – trots att all information går att både läsa och skicka vidare digitalt med några enkla knapptryck.

Först publicerad 6 februari
Remisser som skrivs ut ur det ena systemet för att sedan scannas in och föras vidare in i nästa. Journaler som skrivs ut och sätts in i långa rader av pärmar. Fastän varenda vårdanställd kan logga in och läsa exakt samma information på en dator.  Och fastän den digitala informationen lätt kan föras vidare till andra system utan vare sig kostnad eller miljöpåverkan. Så gammalmodigt hanteras informationen inom vården i Skåne år 2015.

– Jag är chockad. Det handlar alltså om fem och en halv miljoner utskrifter på bara ett år och då är det inte antal sidor utan bara varje utskriftstillfälle jag talar om.Om man uppskattar att det skrivs ut mellan 2-3 sidor vid varje tillfälle landar vi på omkring 15 miljoner sidor totalt, säger Boel Sjöstrand som är enhetschef på avdelningen för tillsyn och utredning på Region Skåne som har genomfört tillsynen av det dagliga papperslöseriet.

Sjukhusläkarnas ordförande Karin Båtelson tror att Region Skåne som landsting är långt ifrån ensamt om papperslöseriet.
– Det här är siffror som man skulle kunna multiplicera med vartenda landsting över hela landet, säger hon. Det är upprörande ur både miljö- och effektivitetssynpunkt och det handlar om att våra it-system är för dåliga och inte hänger ihop med varandra. Vi scannar, skriver ut, faxar och tuggar både inom sjukhusen och mellan vårdenheter. En annan orsak är att it-stöden inte ger oss tillräcklig överblick över förlopp, ordinationer eller olika sammanhang och då skriver vi ut och använder papper i mängd också av den anledningen.
Men det är mycket på gång på det här området, menar Karin Båtelson. Både när det gäller vetskapen om behovet av förbättrade digitala verktyg och en förenkling av de lagar som reglerar hur digitalt material får hanteras inom vården.
– Jag har också sett ett ökat användarfokus på senare tid och jag vet flera projekt som är på gång. Men de ansvariga måste förstå att det behövs pengar och skjuta till det också för att det ska bli förändring. Vi hoppas verkligen att vården ska bli bättre på det här området och att vi ska få samma verktyg i vården som vi har i det vanliga livet!

Så gick undersökningen till

Genom att beställa data från journalprogrammet Melior, som används inom slutenvården i Skåne och PMO som används i primärvården, granskade Boel Sjöstrand och hennes kollegor hur många journalutskrifter som gjordes under första halvåret 2014. De genomförde även djupintervjuer på sju vårdenheter för att bättre förstå varför och hur journalutskrifterna hanteras. En enkätundersökning med 13 frågor om papperhantering publicerades samtidigt på Region Skånes intranät.

– Det mest slående i resultatet var förutom mängden utskrifter som görs att så mycket papper skrivs ut för att skickas till andra enheter inom Region Skåne, säger Boel Sjöstrand. Det går ju att göra enkelt i de digitala systemen. Men 71 procent av regionens utskrifter var just för den här typen av internt bruk. Man säger att man är digital inom vården i dag, men det rimmar väldigt illa med den enorma mängd papper som hanteras.

Boel Sjöstrand ger ett exempel på svar från djupintervjuerna där en medicinsk sekreterare berättade hur hon brukade få frågan från en läkare på vårdcentralen om hon kunde skriva ut en journal från Melior åt honom så den kunde scannas in igen i PMO.

– Så kunde det låta och det handlar om okunskap om hur systemen fungerar. Jag la också märke till att 25 procent av dem som gjorde en utskrift inte visste vem mottagaren av utskriften var. De hade skrivit x” när systemet frågade dem – det kunde vi se i loggarna från Melior. Det är alltså en ganska stor andel som skriver ut saker utan att veta varför eller till vem de faktiskt gör det.

En förklaring till den enorma mängden utskrifter i den samtidigt så digitaliserade vården tror Boel Sjöstrand är att det i en så stor organisation som Region Skåne ofta byggs rutiner ”ovanpå varandra” i stället för att gamla skalas bort och ersätts av nya. Det digitala journalerna finns där men de skrivs fortfarande ut och sätts in i pärmar av gammal vana. Ingen stannar upp och ser till att de gamla onödiga rutinerna rationaliseras bort.

– En läkare sa till mig för flera år sedan att pappersjournalerna behövs för det ”är så man vet hur sjuk en patient är”. Han menade att det gick att avgöra på pappersbuntens tjocklek och var betydligt svårare att få en direkt uppfattning om i en digital journal. Den inställningen finns naturligtvis också men jag tror att mycket görs av gammal vana.

Att få fram en exakt kostnad för samtliga utskrifter i Region Skåne visade det sig så komplicerat att man aldrig gjorde något försök. Det ingick inte heller i tillsynen att titta på papperslöseriet ur ett kostnadsperspektiv. Men när det gällde de remisser som skrevs ut och sedan scannades var det något enklare att få fram en ungefärlig prisbild. På det fanns en färdig prisuppgift som Regionarkivet tar betalt av Region Skåne för tjänsten. Och kostnaden där landade på ungefär 6,50 kronor per sida – vilket gav en slutsumma på hisnande 3,5 miljoner varje månad.

Boel Sjöstrand tystnar och låter de svindlande beloppen sjunka in. Rummet fylls av den självklara frågan – hanterar vi verkligen information så gammaldags inom vården år 2015?

– Jag tror inte att man tänker sig för. Det är det här skiftet mellan papper och digitalt som vi på vissa sätt har fastnat i. Många har svårt att släppa pappret – man är van att hålla något i handen.

Ett stort problem är också att organisationen som sådan tillåter papperslöseriet, menar Boel Sjöstrand. Hade man stängt den här möjligheten hade den inte kunnat förekomma.

Du menar om Region Skåne helt hade tagit bort utskriftsmöjligheten från datorerna?

– Det är en väldigt radikal lösning men den hade nog gett effekt. Man skulle också kunna tänka sig att bara viss behörig personal tilläts göra utskrifter.

Vems är ansvaret för att det skrivs ut sådana oerhörda mängder papper?

– Det är väl verksamhetschefernas ansvar även om det i ett större perspektiv är Region Skånes ansvar.

Analyser, reportage, debatt och nyheter från sjukhusvärlden Vi ser till att hålla dig i händelsernas centrum

GDPR

Ur Sjukhusläkaren 2019-03

Tema: Dödshjälp / Tema: Cancerforskning / Vitalis: Microsoft framhåller att AI effektivt kan förkorta vårdköerna / Arbetsmiljöverket riktar skarp kritik mot Akademiska sjukhuset / Porträttet: Stridbar läkare med många strängar på sin lyra / Flera krönikor

Prenumerera