Mindre produktivitet, ökad psykisk stress och en arbetsmiljö som skapar grogrund för konflikt. Så upplevde medarbetarna i genomsnitt aktivitetsbaserade kontor, visar ny forskning. Men upplevelsen varierar stort mellan yrkesgrupper. Cheferna i projektet trivdes i flexkontor, medan assistenter och handläggare vid myndigheter vantrivdes. Men för läkare är flexkontor rent olämpligt, enligt forskarna.

• 13 april 2018
• 0
• AV: Ebba Blume

Flexkontor, det vill säga aktivitetsbaserade kontor och varianter av denna kontorsform, blir allt vanligare för allt fler yrkesgrupper, även läkare. Syftet är ofta att spara kontorsyta och främja samarbete.

Men medarbetare upplever i genomsnitt mindre produktivitet och en ökad psykisk stress i flexkontor än i cellkontor. Det visar studier som Lisbeth Slunga Järvholm, överläkare och docent vid Umeå universitet och Anita Pettersson-Strömbäck, universitetslektor vid Umeå universitet, har genomfört i samarbete med KTH.

Vid ett fullsatt frukostseminarium arrangerat av Afa Försäkring i Stockholm, presenterade de på fredagen resultatet av sitt forskningsprojektet Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö.

I studien har forskarna följt tjänstemän i Örnsköldsviks kommun, som flyttade till nya kontor. Forskarna undersökte effekten på personalens hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö och jämförde med motsvarande faktorer i cellkontor, alltså egna rum eller rum delade med två eller tre personer.

Från början satt nästan alla tjänstemän som deltog i studien i cellkontor. Av 374 anställda flyttade 141 sedan till cellkontor och 233 till flexkontor, alltså aktivitetsbaserad miljö.

– I genomsnitt upplevde de anställda mindre produktivitet och en ökad psykisk stress i flexkontoren, berättar Anita Pettersson-Strömbäck.

Medarbetarna i flexkontoret var mindre nöjda med sin arbetsmiljö än de anställda i cellkontoren, enligt forskarna.

De anställda upplevde en minskad produktivitet och en ökad psykisk stress i flexkontoren Anita Pettersson-Strömbäck, universitetslektor

Dessutom visade sig flexkontorens arbetsmiljö skapa en grogrund för konflikter.

Ett område i flexkontoret var inrett med soffa som inbjöd till samtal och fika, men där medarbetare också skulle jobba precis i närheten. Samtidigt upplevde de anställda att samhörigheten på arbetsplatsen försämrades i denna arbetsmiljö.

– En medarbetare beskrev det som att hen aldrig haft så mycket folk omkring sig, men samtidigt aldrig känt sig så ensam som i denna arbetsmiljö, uppger Anita Pettersson-Strömbäck.

I flexkontoret finns rum där man kan sitta avskilt och arbeta i lugn och ro. Men medarbetarna upplevde sig osäkra på de regler som gällde för rummen och om de exempelvis kunde använda ett avskilt rum där det redan låg en ryggsäck.

Enkäterna i studien visade att man upplevde mer problem med bakgrundsljud och störning i form av exempelvis röster i flexkontor: man upplevde också mer besvär med avlyssning, mindre möjlighet till avskildhet och sämre tillgång till dagsljus.

I snitt upplevde medarbetarna en något stigande produktivitet i cellkontor, medan de i flexkontor upplevde en lägre produktivitet.

Men svaret på hur aktivitetsbaserade kontor påverkar vår arbetsmiljö och hälsa är inte entydigt, utan beror på yrkesgrupp och arbetsuppgifter, betonar forskarna.

Personal inom socialtjänsten och handläggare som ska sätta sig in i svåra ärenden och göra bedömningar har exempelvis ett särskilt behov av avskildhet.

Däremot visade sig 90 procent av de chefer som deltog i projektet trivas bättre med att jobba i flexkontor, delvis på grund av den översikt över medarbetarna som denna arbetsmiljö gav, berättar forskarna.

– De allra nöjdaste med flexkontoret var chefer, de minst nöjda var handläggare och assistenter vid myndigheter, säger Lisbeth Slunga Järvholm.

Forskarna såg däremot inga skillnader mellan de olika typerna av kontor när det gäller krav på arbetsbelastning 18 månader efter flytt .

Och flera inslag i flexkontoret upplevdes också som positivt. Där fanns exempelvis ett ”kreativt” rum för större möten där man kan sitta i större grupper, röra sig fritt, ett rum som  blev mycket populärt. Kommunstyrelsen i Örnsköldsvik upplevde att rummet förändrade mötenas karaktär, det blev mindre formellt och samtidigt ett mer effektivt möte.

Så slutsatsen av forskningsprojektet och svaret på frågan om flexkontor är bra för de anställda blir svaret ”det beror på”.

De allra nöjdaste med flexkontoret var chefer, de minst nöjda var handläggare och assistenter vid myndigheter Anita Pettersson-Strömbäck, universitetslektor

Men på frågan om flexkontor eller öppna kontorslandskap är lämpligt för yrkesgrupper som arbetar med sekretesskrav, blir forskarna svar ett tydligt nej.

– Man bör absolut kunna sitta enskilt som läkare, säger Lisbeth Slunga Järvholm till Sjukhusläkaren och ser det som ”väldigt problematiskt” att varianter av aktivitetsbaserade kontor nu införs även för läkare.

– Dels är det ett problem ur synvinkeln sekretess; Man ska inte sitta och prata så att fler än de som är involverade i patientens vård hör, säger hon.

Som läkare ska man absolut inte arbeta i flexkontor, dels på grund av sekretess men också av arbetsmiljöskäl  Lisbeth Slunga Järvholm, överläkare och docent

Men flexkontor är också ett problem när det gäller arbetsmiljön och det kognitiva arbetsminnet, enligt forskarna: Vi är biologiskt programmerade att lyssna och reagera på mänskligt tal omkring oss för att det kan vara viktig information som bland annat signalerar fara.

– Och om sekretesslagen säger att man ska minimera kretsen som delar information om patienten ska man inte sitta i ett rum där sju andra hör dig, säger Anita Pettersson-Strömbäck.

Man kan också utgå från patientperspektivet, resonerar hon.

– Skulle man som patient vilja att ens läkare satt och pratade om en i ett rum med flera andra, frågar hon retoriskt.

Även om det i flexkontor finns möjlighet att gå undan för känsligare samtal, så måste man dimensionera efter det, betonar Anita Pettersson-Strömbäck. Men de enskilda rummen kan vara upptagna. Och dit man går undan med sin telefon kanske det inte finns dator eller den utrustning man behöver, påpekar hon.

I studien har forskarna inte gjort någon jämförelse mellan arbetsmiljön i flexkontor och vanliga, öppna kontorslandskap.