Läkare på Karolinska: Öppen planlösning hotar sekretessen

Obehöriga personer som rör sig i lokalen samtidigt som läkare ger känsliga besked via telefon. Nära 90 procent av läkarna på Karolinska som arbetar i öppet kontorslandskap anser att man i dagsläget inte har möjlighet att upprätthålla patientsekretessen.
Överhör du ofta känsliga uppgifter på en nivå som du skulle skatta som ej acceptabel? Hur väl upplever du att du själv kan upprätthålla patientsekretessen vid telefonsamtal med patienter, anhöriga eller kollegor? Det är några av frågorna som huvudskyddsombudet på Karolinska, Mikael Nilsson, ställde i en enkät till samtliga läkare på Karolinska som nu har analyserats.
– Mönstret var tydligt – ju fler personer du delar rum med och ju öppnare planlösning du har vid din arbetsyta – desto mer känner du att du inte kan bibehålla sekretessen på en acceptabel nivå. Bland läkarna som arbetade i helt öppet kontorslandskap kände nästan 90 procent att de inte kunde bibehålla sekretessen i det dagliga arbetet, säger han.
Det var i samband med en arbetsmiljöundersökning som besvarades av totalt 1858 läkare som Mikael Nilsson, tillsammans med skyddsombudet för Tema cancer, även ställde några frågor om möjligheten för läkarna att bibehålla patientsekretessen kopplat till vilken personlig arbetsyta, hemvist, de hade tilldelats vid sjukhuset.
Och riskerna med att så stor andel av läkarna upplever det svårt att bibehålla sekretessen är många, menar han.
Vi lever i en värld där vi på många sätt är fruktansvärt naiva Mikael Nilsson, huvudskyddsombud Karolinska
– Vi lever i en värld där vi på många sätt är fruktansvärt naiva och utgår från att ingen missbrukar den här typen av känsliga uppgifter, men detta kan förändras väldigt snabbt. Jag har till exempel kollegor som har lyft sin oro för ett möjligt utländskt inflytande. Vad händer om läkare med kopplingar till andra länder utsätts för påtryckning om att leta fram känsliga uppgifter? Risken är ju stor att man spelar dem rakt i händerna när arbetsgivaren utformar arbetsplatserna på ett sätt som gör att du oavsiktligt riskerar att sprida känslig information. Det finns även exempel på att två kollegor samtidigt har pratat i telefon med var sin patient och där patienten i det ena samtalet har överhört vad som sägs om den andra patienten i det andra samtalet – vilket skapade förvirring. Öppen planlösning hotar helt klart patientsekretessen.
Arbetsgivarens inställning i frågan är väldigt märklig, för att inte säga absurd, anser Mikael Nilsson.
– Om vi själva går in i journalhandlingar där vi inte deltar i patientens vård så riskerar vi att bli polisanmälda för dataintrång och sekretessbrott. Här är det ju tvärtom – här driver arbetsgivaren fram öppna planlösningar där man mer eller mindre tvingar läkarna att bryta mot samma typ av sekretess och får dem att ofrivilligt tillgodogöra sig saker som de inte har med att göra.
Frustrationen kring att Karolinskas jurister har bedömt att öppna kontorslandskap inte innebär några problem ur sekretess- och integritetssynpunkt är stor, menar Mikael Nilsson.
– De gömmer sig bakom argument som att de som vistas i lokalerna ändå omfattas av sekretessen de också. Men i den här enkäten vittnar läkarna om att det faktiskt vistas en hel del obehöriga i de här öppna kontorslandskapen, vilket inte är konstigt när vi pratar om över 100 personer på en och samma yta som på olika sätt interagerar med sin omvärld. Det kan till exempel vara gäster till kollegor och chefer som sitter och skrattar åt ett Youtubeklipp samtidigt som man själv behöver lämna ett tufft besked till en patient via telefon. Av läkarna som sitter i öppet kontorslandskap svarade 23,2 % att det vistas obehöriga i lokalerna i ej acceptabel eller hög grad. Siffrorna följer en tydlig logik. Ju fler man sitter tillsammans desto större risk för detta.
Var den här problematiken särskilt uttalad på någon särskild plats på sjukhuset?
– Ja, på Tema cancer är det här problemet väldigt uttalat och de flesta läkarna där har fått öppna kontorslandskap.
Varför tror du att arbetsgivaren ändå har valt att införa öppna kontorslandskap för läkarna på så många håll på sjukhuset?
– Jag kan faktiskt inte förstå hur man kan välja denna form av arbetsyta för en personalkategori som sysslar med komplexa arbetsuppgifter som rör mänskligt liv. Varför ska vi inte få möjlighet att utföra vårt arbete i enlighet med de lagar och regler som finns och samtidigt få möjlighet till arbetsro? Även utifrån ett produktionsperspektiv är ju det här dåligt. Och om man tror att man sparar pengar på ytor så äger man ju för det första ofta ytorna själva och byggkostnaderna är en väldigt liten del av produktionskostnaden. Den stora bulken ligger ju i personalen och fokus borde ju snarare handla om att hitta en struktur för att de ska kunna jobba effektivt.
Vilka lösningar ser du på det här framåt?
– Efter att ha tagit del av svaren på den här enkäten är det uppenbart att cellkontor är den bästa vägen framåt. Ska man bli av med alla de här problemen kring både sekretess och arbetsro så är det helt enkelt cellkontor som gäller. Om vi på Karolinska inte tydligt markerar och påtalar riskerna med detta i tid är risken stor att resten av landet tar efter det här med öppna kontorslandskap för läkare som standard.
Så svarade läkarna:
När vi söker juristerna på Karolinska för en kommentar får vi följande svar: ” I artikeln refereras till ett tidigare svar från Karolinska universitetssjukhusets rättsavdelning om sjukhuset hade gjort någon konsekvensbedömning enligt GDPR av arbete i kontorslandskap.
Svaret avsåg endast GDPR men har uppfattats som att sjukhusets rättsavdelning har gjort bedömningen att arbete i kontorslandskap inte kan innebära några problem, varken enligt GDPR eller enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Det är en missuppfattning. Oavsett om GDPR är tillämplig eller inte, gäller reglerna om sekretess och tystnadsplikt i OSL. ”