”Jag blev chockad över hur eftersatt schemaläggningen är”
Konvoj är en del av Sahlgrenska Science Parks acceleratorprogram och står bakom den algoritm som testas i Östersund. Bakom står AI-ingenjören Tilda Back som tidigare arbetat med världsledande schemaoptimering inom flygindustrin.
– Jag blev nästan chockad när jag insåg hur eftersatt schemaläggningen är i vården och hur otroligt skickliga schemaläggarna tvingas vara, trots ett nästan omöjligt uppdrag. Dels gör kombinatoriken det oerhört tekniskt komplext, dels krävs en social fingertoppskänsla.
Om schemat inte tar hänsyn till människors behov och önskemål riskerar arbetsgivaren att förlora sina medarbetare, säger Tilda Back.
Hon är utbildad ingenjör med inriktning mot tillämpad matematik på KTH, Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Där utvecklade hon embryot till den algoritm som nu testas i vården, både inom kommunal och regional verksamhet.
– Vårdens komplexa schemaläggningspussel går definitivt att lösa på ett mycket bättre sätt med moderna AI-verktyg. Utöver själva pusslet tillkommer andra utmaningar, som vårdens fragmentiserade IT-landskap med system som inte är interoperabla och där medarbetare idag tvingas mata över data för hand. Det är tidskrävande och inte en klok användning av vårdens kompetens.
Tilda har tidigare studerat och arbetat med just AI-driven schemaoptimering för flygindustrin. Det finns mycket vården kan lära av flygindustrin just på detta område, menar hon.
– Det finns mycket som påminner om varandra, särskilt när det gäller komplexiteten och alla parametrar som man behöver ta hänsyn till. Om schemat inte fungerar inom flygindustrin med rätt flygplan och rätt antal stolar på rätt rutt i rätt tid med rätt besättning, så är det inte mycket annat som fungerar.
I takt med nya lagar och direktiv och dessutom demografiska utmaningar där färre ska försörja fler ökar behovet av smart schemaoptimering i vården.
– Matematisk optimering är ett effektivt verktyg för schemaläggning, oavsett om det handlar om flygindustrin eller vårdsektorn, säger Tilda.
Jag ser stora vinster med att använda schemaoptimering i vården.Tilda Back
Konvojs optimeringsplattform översätter data som matats in i ett webbgränssnitt till en matematisk modell. De regler som styr modellen är modulära och kan sättas på enhets-, tjänstgöringstyps- och individnivå. Man kan dessutom välja om regeln ska vara hård (måste alltid uppfyllas) eller mjuk (kan brytas i undantagsfall om det behövs).
– Man kan alltså laborera med och finjustera det här smörgåsbordet av schemaregler och blixtsnabbt få feedback när algoritmen optimerat ett helt nytt schema.
En viktig del av pilotprojektet är att försöka åstadkomma en automatisk överföring av data från och till det personaladministrativa systemet som används i Östersund.
– Vi för dialog med de stora HR-systemen och försöker finna en väg framåt.
Även om det återstår många utmaningar känner sig Tilda hoppfull.
– Jag ser stora vinster med att använda schemaoptimering i vården. Framför allt är det tidsbesparande, dessutom ökar möjligheterna att få rätt kompetens på rätt ställe, samtidigt som scheman blir schysstare, säkrare och mer attraktiva ur ett medarbetarperspektiv. Jag har arbetat många år med den här algoritmen. Resultaten från när vi testat den i skarpt läge ser mycket bra ut och jag känner stor tillförsikt.
