Tillsammans med forskare från Prioriteringscentrum har Motala kommun tagit fram en modell där prioriteringsarbetet är en integrerad del av det årliga budget- och beslutsarbetet. När detaljbudgeten tas i december ska ingen bli överraskad, menar kommundirektören Peter Ingesson.

• 29 april 2024
• 0
• AV: Eva Nordin

– Det jobb vi har gjort med att utveckla och införa ett strukturerat prioriteringsarbete kan alla göra, oavsett om man jobbar i en kommun eller region. Det handlar om att våga börja agera före och inte reagera efter.

Motala kommun har i flera år samarbetat med Prioriteringscentrum i Linköping. Ett viktigt skäl har varit det ökande välfärdsgapet. Med begränsade resurser måste prioriteringar och ransoneringar göras för att hålla ekonomin i balans, menar Peter Ingesson. Det är i regel svåra beslut som ska fattas. Modeller, metoder, verktyg och processer är en viktig del för att prioriteringsarbetet ska lyckas. Men det krävs också en nära dialog med politiken, menar han.

– De politiska prioriteringarna ska utgöra grunden för vad som är högt och lågt prioriterat. Sedan ska förvaltningarna förverkliga politiken och för det krävs en sammansatt ledningsgrupp som består av förvaltningscheferna och som är själva kittet i arbetet. Det måste även finnas en struktur för ständigt lärande genom utvärdering och kontinuerlig uppföljning och utveckling, och att vara lyhörd för vad som fungerar och inte fungerar och vara beredd att justera det.

Budgetarbete och hållbar verksamhetsplanering är långsiktigt, men politik kortsiktigt. Hur lyckas Motala uppnå en hållbarhet i sitt arbete?

– Det är en av de tuffaste utmaningarna. Men i Motala har vi en gemensam dialog och analys av det faktiska läget och vilka förutsättningarna är, exempelvis kring den demografiska utvecklingen och ekonomin, och vad det innebär för verksamhetens utmaningar och behov. Med en sådan gemensam analys är det svårare att föra fram alternativa politiska lösningar. Det händer ändå att partier föreslår saker och ting som inte är grundade och då får man vara tydlig från förvaltningsledningens sida och inta en tuffare roll. Det är lättare sagt än gjort, men det har fungerat förvånansvärt väl i Motala, säger Peter Ingesson.

Själva stommen i Motalas systematiska prioriteringsarbete är ett årshjul för att kunna ha kontroll på det som politiken, förvaltningarna och nämnderna initialt är överens om.

– Vi ska vara klara med arbetet till mitten av maj för att kommunstyrelsen ska kunna fatta beslut i juni och fullmäktige i augusti. Syftet är att förvaltningarna och nämnderna ska hinna göra sina verksamhetsanpassningar under hösten. När budgeten sedan tas i december ska ingenting vara överraskande eller kräva nya processer på grund av att man inte får ihop det.

I januari startar processen med en kartläggning och analys av förutsättningarna som delges samtliga förvaltningschefer. I februari och mars gör verksamhetscheferna en analys av behoven under det kommande året och sedan får nämnderna ett underlag, som även diskuteras i ledningsgruppen.

– De sista dagarna i april har vi ett Prioforum då ledningsgruppen diskuterar underlaget och eventuella effektiviseringar med de styrande politikerna och oppositionen. Därefter lämnar vi ett underlag till partierna för att de ska kunna utforma sina budgetar.

Vi har luckrat upp stuprören. Vi har också valt att inte styra statsbidragen rakt ut i verksamheterna Peter Ingesson, kommundirektör i Motala

Motala har även valt att lägga samman det administrativa stödet. Förvaltningarna delar resurser och funktioner som HR och kommunikation.

– Vi har luckrat upp stuprören så att inte varje förvaltning har sin egen administrativa organisation. Vi har också valt att inte styra statsbidragen rakt ut i verksamheterna utan ser om de går att fördela bredare.

Precis som regionerna kämpar landets kommuner med stora underskott. Motala har haft en budget i balans och nått sina ekonomiska mål de senaste åren, men inför 2025 ligger en budget med effektiviseringskrav på 50 till 80 miljoner kronor.

– Precis som övriga offentliga Sverige så har vi ett mycket lägre skatteunderlag och fortsatt höga pensionskostnader. Inflationen har också påverkat de ekonomiska förutsättningarna.

Motala modellen har dock flera styrkor, menar Peter Ingesson, inte minst när det handlar om att komma överens om effektiviseringar och ransoneringar, beslut som måste vara hållbara över tid.

– När vi tar bort miljontals kronor ur verksamheterna skapas i regel inte några motsättningar eller konvulsioner i politiken eller i organisationerna, med några enstaka undantag. Vi gör det vi har kommit överens om och vi har i regel politiken och tjänstemännen med oss, säger Peter Ingesson.