• 22 december 2016
• 3
• AV: Malin Gavelin

Ett mer dynamiskt journalsystem som går att uppdatera vartannat år – till priset av att några läkare tvingats jobba tre-fyra timmars övertid om dagen i flera veckor.

Införandet av nya journalsystemet Epic i Danmark har varit välbehövligt – men samtidigt gått allt annat än smidigt berättar danska Överläkar­föreningens ordförande Anja Mitchell.

De tre första sjukhusen i Region Hovedstaden har nu infört det nya journalsystemet Epic – ett systemskifte som man från Överläkarföreningens sida har sett som nödvändigt och från början varit väldigt positiva till, berättar Anja Mitchell som är ordförande.

– Överläkarna har ju önskat ett bättre journalsystem än det vi hade förut. Det gamla bestod av flera olika system som hade problem att kommunicera med varandra. Så vi såg det som något väldigt positivt när Region Hovedstaden och Region Sjaelland beslutade att köpa ett nytt it-system som skulle omfatta mer än halva Danmarks befolkning, säger Anja Mitchell.

Efter studiebesök i USA där Epic används sedan en längre tid tillbaka tyckte beslutsfattarna och även de läkare som involverats i processen att systemet skulle kunna fungera bra även under danska förhållanden. Möjligheter att integrera systemen och bygga upp dem successivt så att behoven på respektive klinik skulle tillgodoses, var saker som framhölls som positivt med just Epic, berättar Anja Mitchell.

Men trots individanpassad undervisning där olika patientsituationer kunde simuleras i förväg och en neddragning av beläggningen med 50 procent under de första två veckorna blev införandet på de första båda sjukhusen mycket kaotiskt. Systemet visade sig vara så väldigt mycket annorlunda än det läkarna var vana vid och de två dagarnas introduktion som de flesta i personalen fick, räckte inte på långa vägar, menar Anja Mitchell.

– På mitt sjukhus införde vi detta klockan två på morgonen den 21 maj i år. Det gjordes många bra förberedelser, den tekniska delen av införandet fungerade, men så började problemen. Det var helt enkelt så oerhört annorlunda än det vi var vana vid – och det var annorlunda på ALLA olika avdelningar. Det var som att lära sig ett nytt språk – men det fanns inte nog med kineser för att lära dig.

Anja Mitchell beskriver det som att titta på en elefant från olika håll. Öppnade man programmet på kirurgen såg man elefanten från ett håll och på medicinavdelningen syntes den från ett annat.

– Som läkare såg jag elefanten fram­ifrån och sjuksköterskorna såg den från höger sida. Som läkare hade jag visserligen möjlighet att gå runt och se elefanten från alla sidor men från början visste jag inte ens vilket håll jag tittade på den ifrån.

Och samtidigt fortsatte patienterna att strömma in och behövde sin behandling – av en läkarkår som var van att springa fort, men nu helt saknade muskelkraft för att göra det, beskriver Anja Mitchell.

– På varje avdelning förväntades det också att läkarna skulle ska bygga vidare på strukturen i programmet och anpassa den efter sina behov. Det blev utan överdrifter väldigt stora utmaningar för oss. Jag har kollegor som jobbade 3-4 timmar extra varje dag i flera veckor. Det tog jättelång tid att skriva in saker rätt i journalen och medicinmodulen där du ordinerar läkemedel var inte speciellt väl integrerad och det var överhuvudtaget jättemånga tekniska utmaningar.

Många medlemmar uttryckte att ”det här går inte – vi måste göra om det helt”, men samtidigt hade de ju alla önskat sig ett nytt system, berättar Anja Mitchell.

– Man kunde ha önskat att det var lite mer utprovat innan det drog igång. Den 5 november infördes det även på Rigshospitalet och då gick det något smidigare. Men vi är fortfarande inte på en nivå där där vi kan säga att det fungerar riktigt bra.

Ett politiskt beslut om att läkarna själva ska beställa blodprov har också ställt till det, berättar Anja Mitchell.

– Förr i tiden gjordes det av läkarsekreteraren. Men nu med de nya reglerna har systemet givit de olika personalkategorierna olika rättigheter. Det är lite som en föräldrakontroll i datorn. Den arbetsfördelningen var inte diskuterad med de fackliga organisationerna eller med läkarna själva. De allra flesta läkare ska även själva skriva sin journal. Det går inte att diktera längre – även om Epic kan teknisk inställas med någon inläsningsfunktion. Även de stora fördelarna med Epic – att det på ett enkelt sätt ska gå att få ut strukturerade data ur programmet – har skapat mycket merarbete för de danska läkarna, berättar Anja Mitchell. För att rätt data ska väljas ut ska kryss sättas i särskilda rutor – ibland i så många som 40 stycken.

– I Amerika har de helt andra juridiska förhållanden så det är det som ligger bakom detta. För oss blir det krångligt och använder man två minuter extra per patient kan man ju räkna ut hur mycket extra tid det tar i slutändan.

Hur fungerar det dagliga arbetet nu ett halvår senare?

– Nu är vi där att det fungerar ganska okej – några läkare säger att man sparar tid men totalt sett är vi inte helt på den produktionshastighet som vi var på innan införandet.

Ångrar ni att ni var med och drev igenom att Epic skulle tas i bruk?

– Hade du frågat för fyra månader sedan hade många läkare nog svarat ja. Nu säger jag nej, vi tycker inte att det är fel att man valde ett nytt system och det finns goda grunder till det val som gjordes. Det är mer dynamiskt så man kan bygga om det så att det passar, det går att uppdatera med nya funktioner vartannat år. Det är också en fördel att man har enats om samma system i de båda största regionerna, även om det är synd att man inte kunnat enas i hela Danmark, säger  Anja Mitchell.

– Men det är riktigt mycket jobb kvar och det kommer det att vara som minst fram till nästa års slut. Och vi hade behövt veta att det innebar en så pass genomgripande förändring – och tagit diskussionen om vilken personalgrupp som ska göra vilket jobb. Nu riskerar vi att hamna i en situation där läkarna får mer och mer jobb för vi är administrativt tvungen att skriva och beställa prov själva.