• 01 maj 2012
• 2
• AV: red

Sjukhusläkaren har talat med överläkaren och resultatområdeschefen på sjukhuset i Sala, Jonas Ekström. Han är också objekt­ägare för den elektroniska patientjournalen i landstinget.

Här är hans egen beskrivning av situationen i Västmanland och de problem som finns med dagens journalsystem.

Min erfarenhet efter att ha arbetat med vård-IT under ett antal år är att systemen inte hänger ihop för användaren; exempelvis att hantera remisser och provsvar i ett system, medan vårddokumentation och läkemedel är i ett annat.

Det förklarar tror jag de stora skillnaderna i användarupplevelse mellan landsting som ändå har ”samma” journalsystem, exempelvis Östergötland/Jönköping kontra Kronoberg, där förstnämnda har ett eget system för provsvar men hanterar stora delar av övriga datajournalstödet i Cosmic, medan Kronoberg kör allt i Cosmic.

Strategierna har inte hållit

Vi har i Västmanland, som många andra landsting och regioner, haft olika strategier och mer eller mindre lyckade lösningar som vi tvingats överge efter en stund.

I Västmanland var strategin i början av milleniet att vi skulle ha en övergripande ”portal” till vilken alla system kopplades, med ”ett system för varje uppgift i vården”.

En fin tanke och något som såg bra ut på papperet, men något som visade sig svårt att genomföra. Portalen är nu under avveckling.

I samband med att beslutet togs om avveckling av portalen genomfördes en ganska omfattande användarundersökning med tusentals besvarade webenkäter, flertal seminarier och ”skuggning” (där IT-personer följde med läkare och annan vårdpersonal i vårdverkligheten för att se hur man arbetade och vilka behov man hade).

Vill jobba i ett enda system

Något som tydligt framkom är att man vill arbeta utifrån ETT system, inte hålla på att klicka runt och logga in och ut.

Därtill vill man snabbt och enkelt kunna logga in. Vi införde initialt kortinloggning, men det hela blev ohållbart då det kunde ta upp till två minuter från det att kortet sattes i tills dess rätt system var startat och man kunde börja arbeta! Nu håller IT på att ta fram en ny kortinloggningslösning; vi får se om den håller måttet. Majoriteten av användarna accepterar högst 7-10 sekunders väntan från det att kortet sätts i.

Individuellt anpassningsbara översikter framhölls också som oerhört viktigt, för att kunna arbeta effektivt och slippa ”klicka runt” i systemet för att hitta information.

Utifrån den första slutsatsen arbetar vi nu för att samla så mycket som möjligt av IT-stödet i Cosmic. Att olika moduler hänger ihop bra och stödjer bra arbetsflöden blir viktigare än enstaka funktioner i en enskild modul.

För få läkare involverade

Ett stort problem vid införandet av IT-system i vården, vilket jag själv upplevt under vårt eget införande, är att läkarna på grund av tidsbrist(!) sällan är särskilt involverade. Det gör att man ofta kommer till slutsatser att ”det där kan väl doktorerna göra själva nu”, när man istället borde fråga sig ”vilka arbetsuppgifter behöver inte doktorerna göra”?

Det är i första hand en ledningsfråga, och det är av största vikt att klinikchefen förstår vad man går miste om, om man inte ser till att läkare bereds möjlighet att delta! Risken är uppenbar att man får ett ineffektivt användande av systemen, med ökad (onödig!) belastning på läkarna.

Det är ju vanligen så att landstingen upphandlar och leverantören utvecklar systemet, vilket i sig är knepigt. Lagen om offentlig upphandling lämpar sig väl för pennor och blöjor, dvs tydligt definierade produkter. Men hur vet man på förhand vilket journalsystem man vill ha? Min erfarenhet är att det är oerhört svårt att kravspecificera ett sådant. Kraven förändras också med tiden allt eftersom personerna som använder det får mer erfarenheter.

Tänker ”papper i datorn”

Vanligt är också att vi tänker för mycket ”papper i datorn”, istället för att verkligen fundera över vad som är det funktionella behovet.

Om det är någon gång det sannolikt är lönsamt att ta in konsulter i landstingen, är det i denna process! Dvs hjälp att omvandla vårdpersonalens behov till konkreta krav.

Ett exempel från vår egen upphandling var att vi hade ett krav om att textreferenser skulle gå till textmodulen vid varje läkemedelsförändring eller förskrivet recept, analogt med hur vi höll koll på läkemedelsändringar och mängder läkemedel förskrivet på recept i den gamla pappersjournalen.

När vi väl fick systemet, så insåg de flesta snabbt att den bästa översikten på vilka läkemedel som förskrivits, mängder och förändringar hittar man förstås i läkemedelsmodulen. De automatiska textraderna till textjournalen blev bara störande. Nu har vi ändrat inställningarna så att dessa oftast filtreras bort.

Cosmic-kunderna är numera dock delaktiga i framtagandet av nästa version av både remissmodul och läkemedelsmodul. I referensgruppen för läkemedelsmodulen har vi till och med lyckats få med en handfull läkare, vilket är mycket glädjande.

Frustrerande nationella satsningar

Ett annat elände, som gör mig tämligen frustrerad, är de nationella IT-satsningarna. Landstingen pumpar varje år in cirka 300 miljoner kronor i CeHis verksamhet (Centrum för E-hälsa). Resultatet hittills är mycket magert!

Något som skulle spara mycket tid och kraft är exempelvis standardiserade format för nationella e-remisser (man har börjat jobba med det, men det går långsamt!), möjlighet att kunna ta sitt blodprov varsomhelst i landet och att det ändå landar i rätt doktorns journalsystem, standarder för överföring av information till nationella kvalitetsregister (även här arbetas det, men långsamt!). Sistnämnda skulle kunna spara mycket tid i vården.

Faktaruta | Västmanland:
Journalsystem: Specialistsjukvården i Västmanland har Cosmic som huvudsystem. Ännu har dock inte remisshanteringen för röntgen och patologi kopplats till systemet, men det planerar vi för under kommande år.

Primärvården inom LTV (där 60 procent är privat) har för närvarande ett system i form av ProfDoc Journal III. Byte till Cosmic planeras i primärvården med start under 2013.

För operationsplanering används Orbit. För förloss- ningsvård och mödrahälsovård används Obstetrix. Inget av dessa system är i idagsläget tillfredställande kopplat till huvudjournalsystemet (Cosmic).

Utöver ovanstående tillkommer ett flertal mindre system som används i varierande omfattning; exempel- vis Sectras röntgensystem och system för visning av röntgenbilder, Picsara för bildhantering, KoVis för skannade dokument, flera specialsystem för audiome- tri, ögonbottenundersökningar,perimetrier m.m. Planerar att byta inom 5 år? Ja, delvis. ProfDoc Journal 3 planeras att bytas mot Cosmic i primärvård (upphandlades i samband med upphandling av Cosmic i specialistsjukvården).

Jonas Ekström