”Det här är inte framtiden, det här är nu”
Nyheter
I drygt ett år har verksamhetschefen Virginia Zazo och hennes medarbetare befunnit sig på var sin sida av jordklotet. De erfarenheterna delade hon nu med sig av under Vitalis avslutande dag.
Efter mindre teknikstrul kunde så Virginia Zazo, specialist i dermatologi och verksamhetschef på hud- och STD-kliniken i Umeå, berätta om hur det är att jobba med medarbetarna på andra sidan jordklotet.
Sjukhusläkaren rapporterade i slutet av 2016 om nyheten att Sveriges skulle få sin första verksamhetschef på distans och nu när ett drygt år gått kunde Virginia Zazo dela med sig av sina erfarenheter. Och för att kunna få ett distansledarskap att fungera pekade hon på vikten av att kunna skapa tillit, ge utrymme åt medarbetarna samt utmana både dem och sig själv.
– Men nu har jag också kommit fram till att det är viktigt att vara ödmjuk, helt prestigelös och väldigt flexibel. Ibland krånglar tekniken och då måste man ha flera vägar att lösa det på, sa hon på länk från Australien.
Hon pekar också på annat som spelar in.
– Något som jag har tänkt under den här tiden är att det är viktigt med symboler och vad jag missar när jag inte är på plats. Till exempel har jag Västerbottens logga som bakgrund och jag har alltid läkarkläder på mig under samtalen, precis som när jag är med dem på plats.
Läs mer: Chef från andra sidan jorden
En aspekt som är viktig att ta hänsyn till är att man i landstinget har en vana av att jobba med vård på distans, menar Virginia Zazo, och att steget därifrån till att leda från distans därför inte var så onaturligt. På det dryga år som gått har hon varit på plats i Umeå tre gånger, om en vecka vardera. Resten av tiden använder hon sig av en videokonferensanläggning och sms. Men också av två robotar som gör det möjligt att delta i verksamheten. Den ena kan hon styra runt i lokalerna och den andra kan placeras på bordet under möten. På så sätt kan hon både handleda sina ST-läkare på distans, vara bakjour, gå ronder och hålla medarbetarsamtal från andra sidan jorden.
Men trots att det tekniska erbjuder en rad möjligheter berättade hon att man i de senaste medarbetarenkäterna kan se en viss försämring i resultaten.
– Några av mina medarbetare har uttryckt att det märks mer att jag är bort, ju längre tiden går. Det är det personliga som saknas – de här spontana mötena och korta samtalen. Nu är allt planerat.
För medan det fysiska avståndet går att överbrygga med teknik och struktur menar hon att samhörigheten kan vara svår att ersätta. Att hon och medarbetarna i Umeå redan tidigare hade en samhörighet och kände varandra tror hon har varit extra viktigt.
– Den första tiden var det viktigt att bli uppkopplad, få en struktur och lösa de problemen som finns med fysiskt avstånd. Men jag tror att om man ökar samhörigheten kan det minska de andra avstånden, sa hon och fortsatte:
– Under den här tiden har jag känt mig väldig bortkopplad och isolerad, även om tekniken fungerat. Jag har saknat att tillhöra en grupp.
Slutsatsen är därför, menar hon, att tekniken inte är problemet. Snarare handlar det om att ledarskapet ska kunna hantera avståndet.
– Det här är inte framtiden, det här är nu. Digitalt kan man göra det mesta, men man behöver ändå den fysiska närvaron. Den här situationen är extrem, men om man kan åka till sina medarbetare en gång i månaden skulle det här kombinerade arbetssättet vara perfekt. Bättre än det enbart fysiska.
