De billiga kontorslandskapen kommer att stå oss dyrt
Debattartiklar
Många sjukhus, som byggdes på 60- och 70-talet, måste nu renoveras eller ersättas med helt nya byggnader. Ett sätt att få ned kostnaderna är att placera läkarna i kontorslandskap istället för i traditionella läkarrum, där läkaren disponerar ett eget rum (s.k. cellkontor) eller delar rum med några få kollegor. I planeringen tas ingen hänsyn till hur trivseln blir i kontorslandskapen, ej heller till att produktiviteten kan sänkas.
Det finns olika typer av kontorslandskap. För det första kan kontorslandskapen delas in efter storlek – små för fyra till nio personer, medelstora för tio till 24 personer och stora för ännu fler.
Forskning från Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet har visat högre risk för sjukskrivning speciellt bland kvinnorna i de medelstora kontorslandskapen. I en dansk studie var personer med eget kontor i genomsnitt sjukskrivna fem dagar per år, medan de som satt i större landskap var borta sju-åtta dagar.
Det finns kontorslandskap med olika designprinciper. I traditionella kontorslandskap har var och en sitt eget skrivbord. I flexkontoren saknas detta och man tar där en plats som råkar vara ledig. Man arbetar utan papper och lämnar inte kvar något efter arbetspassets slut, s.k. clean desk. Förrådsutrymmena är begränsade.
I de aktivitetsbaserade kontoren har arbetstagarna inte heller några fasta arbetsplatser. Där utgår planeringen ifrån arbetstagarnas olika aktiviteter. Det finns arbetsplatser av diverse slag – skrivbord i olika typer av rum där det är förbjudet respektive tillåtet att prata, andra rum med soffor eller ”sittsäckar”, samt mindre s.k. tysta rum, där känsliga samtal kan föras. Det kan också behövas specialdesignade möbler med ljudisolerade skärmar, där man kan samtala i ett öppet utrymme, utan att det stör.
Som läsaren redan insett, finns det goda möjligheter för byggföretag och möbeltillverkare att ”tälja guld med täljkniv” på kontorslandskapen liksom för dem som installerar olika nätverk. Sådana företag har varit snabba med att bygga aktivitetsbaserade kontor för sina egna anställda.
För tre år sedan flyttade Försäkringskassans huvudkontor i centrala Stockholm till aktivitetsbaserade kontor vid Telefonplan. Det har blivit svårt för de anställda att överhuvudtaget hitta en arbetsplats på morgonen, eftersom det bara finns skrivbord till ungefär 75 procent av personalen, men det sparar pengar – både byggkostnader och hyra. Arbetsgivaren räknar helt kallt med att en del sitter i möten eller arbetar hemma. Integritet och sekretess har hamnat på undantag. Personer som ringer till Försäkringskassan har klagat på överhörning dvs. de som ringer störs av att de hör andra handläggares samtal med andra kunder. Även Försäkringskassans anställda blir störda av arbetskamraters samtal, vilket har gjort att många sitter hemma för att kunna koncentrera sig på sitt jobb.
Enligt Arbetsmiljölagen har arbetsgivaren ansvar för arbetsmiljön, men vilket ansvar har arbetsgivaren för arbetsplatserna i hemmen? Hur är försäkringsskyddet? Gäller arbetsskadeförsäkringen vid hemarbete t.ex. om någon skulle snubbla på en matta och bryta benet?
Även i sjukvården råder sekretess precis som på Försäkringskassan. I kontorslandskapen i Psykiatrins Hus vid Akademiska sjukhuset finns det stora problem med överhörning.
Anställda som arbetat länge vid psykiatrin berättar att de bara behöver höra brottstycken av samtal för att förstå vem det handlar om. 2014 gjorde Upplands allmänna läkarförening en anmälan till IVO rörande brott mot tystnadsplikten och röjande av sekretessbelagda uppgifter om psykisk sjukdom i kontorslandskapen. IVO kom på inspektion men satte inte ned foten rörande huruvida arbete i kontorslandskap var förenligt med patientsekretessen. IVO skulle komma tillbaka, men vi har inte sett röken av dem.
Det paradoxala är att så fort någon obehörigt loggat in i en journal, så utgör det ett brott mot sekretessen och karaktäriseras som dataintrång. Kontroll av loggarna görs rutinmässigt och brott polisanmäls, men tydligen är det inte brottsligt att tillhandahålla arbetslokaler, där det är omöjligt att upprätthålla sekretessen.
De som har krävande arbetsuppgifter – t.ex. att läsa journaler, ställa diagnos och ordinera behandling – kan få problem med att fatta beslut och med minnet i ett öppet kontorslandskap, så kallad kognitiv stress.
En studie från Stressforskningsinstitutet visade att personer med krävande arbetsuppgifter blev distraherade och okoncentrerade i kontorslandskap. Det behövs dock mer kunskaper. Vid Stressforskningsinstitutet har nya studier startat om hur uppmärksamhetsförmågan och arbetsminnet fungerar hos personer som sitter i egna rum jämfört med de som delar rum eller sitter kontorslandskap av olika storlek.
Innan kontorslandskapen i Psykiatrins Hus byggdes protesterade alla fackliga organisationer utom Kommunal, som inte hade behov av några egna arbetsplatser eftersom de vid den tidpunkten inte arbetade med datorer.
Arbetsgivaren påhejad av arkitekterna tog ingen som helst hänsyn till personalens farhågor. En utvärdering av arbetsmiljön i kontorslandskapen i Psykiatrins Hus gjord av Arbets- och miljömedicin vid Akademiska sjukhuset har visat att kontorslandskapen inneburit problem för personalen vilka inte kan utföra sitt arbete på optimalt sätt. Det är svårt att koncentrera sig i de öppna landskapen och ljudstörningarna är besvärliga. Meningen var att kontorslandskapen skulle leda till ökade kontakter och ökat samarbete, men nu måste folk sitta med hörlurar för att inte störas.
Det är en helt normal reaktion att bli störd i kontorslandskap. Människan är skapad för att reagera på faror, som t.ex. kan uppträda i form av plötsliga ljud eller något som händer i det perifera synfältet. Värst har det blivit för överläkarna, som blir avbrutna i sitt arbete hela tiden av yngre kollegor och annan personal som vill fråga om något. För de senare kan den ökade tillgängligheten till expertis vara en fördel.
En annan grupp som fått det svårt i kontorslandskapet är personer med hörselnedsättning eller som tidigare genomgått sjukdom t.ex. depression eller stroke med efterföljande trötthet. Särskilda arbetsplatser har färdigställts för enskilda individer. Andra har helt enkelt inte stått ut. Jag har personligen kännedom om flera kollegor som lämnat psykiatrin pga. kontorslandskapen.
Glädjande nog trivs personalen i sjukhusledningen utmärkt i det aktivitetsbaserade kontor, som byggts i Akademiska sjukhusets äldsta byggnad.
Nu har ledningen för landstinget i Uppsala län, som vid årsskiftet bytte namn till Region Uppsala, flyttat in i nya lokaler. Där sitter alla anställda inklusive chefer i mellanstora öppna kontorslandskap med fasta arbetsplatser. Rykten gör gällande att trivslen inte är den bästa. Politikerna har däremot egna relativt rymliga rum. Jag tycker att åtminstone politiker av samma färg borde kunna sitta i kontorslandskap för att föregå med gott exempel. Men det är tydligen viktigare att politikerna får en bra arbetsmiljö än att fotfolket i sjukvården kan arbeta i anpassad miljö.
Anna Rask-Andersen,
ordförande för Sjukhusläkarna i Uppsala län, professor och överläkare vid Arbets- och miljömedicin, Akademiska sjukhuset, Uppsala
Referenser:
Bodin Danielsson C1, Chungkham HS, Wulff C, Westerlund H. Office design’s impact on sick leave rates. Ergonomics 2014;57(2):139-47. http://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/00140139.2013.871064?journalCode=terg20
Seddigh, A, Berntson, E, Bodin Danielson, C, Westerlund, H. Concentration requirements modify the effect of office type on indicators of health and performance. J Environ Psychol 2014; 38 38(), 167–174.http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0272494414000127
Stöllman Å, Eriksson T, Vingård E. Flytten till Psykiatrins hus – arbetsmiljön i öppna arbetsplatser. Rapport nr 1/2015, Arbets- och miljömedicin, Akademiska sjukhuset, Uppsala.http://ammuppsala.se/sites/default/files/rapporter/2015/ammuppsala_rapport1.pdf
Jättetack för att det finns någon som har ryggrad att kritisera en
arbetsmiljö som varken är bra för den anställde eller för arbetsgivaren.
I vår kommande flytt finns det många moment som, i sin absurditet, påminner om Alice i Underlandet, t ex att Whiteboards vid arbetsplatserna är förbjudna, eftersom de får folk att prata.
Initialt var motivet för att flytta till kontorslandskap, att det skulle förbättra kommunikationen mellan oss. Efter att det blivit uppenbart att det inte kommer att bli så, har motiveringen ändrat till att det är ”en global tendens” och ”Ja”, globala tendenser måste man följa.
I andra avseenden har vi en bra arbetsgivare, men när det gäller kontorslandskap, sitter de som valt att nonchalera personalens uppfattning, i ett annat land, och saknar därigenom kontakt med oss som ska göra jobbet.
Det är inte bara inom läkaryrket dessa kontorslandskap ställer till problem. Även inom andra verksamheter, företag mm, blir man störd.
Själv hade jag turen att arbeta på ett företag som förstått detta. Alla hade ett eget rum där väggen mot korridoren bestod av en del glasvägg och en del vanlig dörr.
Fördelen var att man kunde ”stänga in sig”. Behövde någon prata med mig kunde de se om jag var upptagen utan att störa mig.
Uttrycket ” snålheten bedrar visheten” gäller fortfarande.
Snart har vi väl tillbaka allmän sal för patienterna också. Varför ska de ha egna rum eller vad ska vi kalla dem – tillfriskningslokaler.
Det finns gamla studier från USA rörnde effekten av s.k. kontorslandskap på arbete och hälsa. Inte positivt då och inte positivt i dag.
M, du menar alltså att du vill möta läkaren bredvid en annan läkare som möter en annan patient? Så att ni alla fyra kan ha ett trevligt samtal och låtsas att ni inte hör vad de andra säger?
Ni kan ju klä av er samtidigt så kanske det inte blir lika jobbigt. Och behöver läkaren inspektera mer privata delar kan ju båda få göra det även om det bara krävs för den ene, så blir det rättvist!
Flera hänvisningar till forskning och studier både i artikel och kommentarsfält, men inga referenser? Vill gärna veta vad ni pratar om.
Hej alla läsare!
Forskningen kring kontorsmiljöer är tyvärr usel. Svårigheten är att hantera såväl fysiska som psykosociala faktorer, förstå påverkan av kultur och ledarskap, liksom att fånga upp skillnader i teknikstöd och digital mognad.
Även kvaliteten på gestaltning av den fysiska miljön spelar överraskande stor roll för trivsel och arbetslust. Och här gäller det att ta i lite grann och avlägsna sig från det vi normalt förknippar med kontor till förmån för andra och mer lustfyllda miljöer.
Ändå vet vi en hel del om risk- och friskfaktorer, som ju beskrivs en smula temperamentsfullt i artikeln. Senare tids undersökningar visar exempelvis att en majoritet föredrar den aktivitetsbaserade arbetsplatsens valmöjligheter jämfört med fasta platser i kontorslandskap.
Utmaningar kan vara att arbeta med clean desk i ett digitalt arbetsflöde samt att hantera en möjlig brist på förutsägbarhet när den bästa för mig och mina kollegror arbetsplatsen ska väljas varje dag. Vilket kan leda till stress i en organisation som inte präglas av tillit och egenmakt. Här finns ofta en del att göra, inte minst i den akademiska världen.
Över tid kommer nog ändå det ganska affekterade samtalet i dessa frågor att övergå till ett mer nyanserat utforskande av alla möjliga sorters kombinationer. Säkert kommer även den hastigt ökade automatisering av rutinuppgifter att stärka behovet av tydligare stöd för kvalificerade aktiviteter som kräver en varierad arbetsmiljö för både koncentration, sekretessarbete, innovation och kreativt samarbete.
Det blir spännande att följa den fortsatta utvecklingen!
Jag kan förstå att man från vissa kontorslandskap kan tycka att aktivitetsbaserade miljöer är bättre. Däremot har jag inte sett någon studie som pekar på att de som tidigare suttit i eget/delat s k cellkontor skulle föredra aktivitetsbaserade arbetsplatser.
Om ngn 1963 hade sagt att folkskollärare skulle bli ett lågstatusyrke för kvinnor/invandrare hade man blivit betraktad som idiot. Nu, 2017, påstå samma sak om läkare!? Vänta o se. Läkare är bara en ’pinne’ i schemat o kan behandlas hur som helst. Utbytbar! Bara man har vit rock. Hjärtläkare byts ut mot kirurg. Vit rock som vit. Administratörer o politiker ser ingen skillnad.
Glad pensionär som slipper eländet…
Menar du på fullt allvar att statusen i läkaryrket ligger i om hen har ett cellkontor eller ej?
Som patient så vill jag inte har läkaren häckande på ett kontor…. Jag vill möta hen.
Bra om man inser och förstår att läkaryrket till mycket stor del innebär arbete utanför patientkontakterna.
De flesta har nog förstått att läkarens tid till stor del äts upp av andra uppgifter än att träffa patienter. Frågan är om det är en utveckling vi skall bejaka? Eller skall vi efterstäva ökad tid med patienter och kollegor i tron att det kan förbättra både kvalitet och tillgänglighet? Här kommer de digitala hjälpmedlen vara nyckeln, som i sin tur omkullkastar alla sanningar om lokalers utformning vi tagit för givna fram till nu. Vi har säkert inte sett den optimala utformningen av framtidens vårdadministrativa ytor, men att fyra väggar runt varje individ skulle vara den enda lösningen är åtminstone jag tveksam till. Låt oss hoppas att de lärdomar vi gjort hittills kan leda till en trivsam, utvecklande och funktionell lösning som öppnar för samarbete över gränser.